Se você ainda usa planilhas do Excel para gerenciar os dados da sua empresa, é sinal de que ainda não entendeu a importância de uma ferramenta de gestão que seja prática e eficiente, e que com certeza vai te trazer mais segurança do que inúmeras planilhas.
Talvez, usar planilha de Excel era a única opção que você tinha no começo do seu negócio, devido estar no início e ainda não conseguir fazer investimentos. Mas provavelmente sua empresa já tem alguns anos na “estrada” e por isso é importante pensar em melhorias e em EVOLUÇÃO.
Por isso, separamos 6 motivos para você fugir de vez das planilhas Excel:
1 – Risco de perda de dados
Usar planilhas no curto prazo pode ser útil, por ser uma ferramenta de fácil acesso e gratuita, mas a longo prazo pode trazer prejuízos e te custar caro devido aos grandes riscos de perder os dados.
Além disso, fica mais difícil manter todos os dados das planilhas atualizados e iguais para todos os membros da equipe, o que pode acabar prejudicando as decisões estratégicas da empresa.
2 – Falta de confiabilidade das informações
Ao usar o Excel, você acaba tendo que usar diversas planilhas para diferentes áreas, o que pode acabar resultando em informações desatualizadas, perda de dados, confusão de documentos e falhas ao transferir dados de uma planilha para outra.
Tudo isso causa a falta de confiabilidade das informações, que pode prejudicar não só nas decisões administrativas, mas também financeiras.
3 – Planilhas do Excel diminuem a produtividade
Como já foi dito, quando se usa o Excel, é provável que se use inúmeras planilhas e isso pode acabar prejudicando a produtividade, pois cada membro pode formatar e alterar os dados conforme lhe convém.
E isso vai gerar um caos, tendo que refazer trabalhos que levaram horas para serem finalizados. Com isso, terá uma queda na produtividade, além de perda de tempo – tempo esse que poderia estar sendo usado para outras áreas da empresa.
4 – Aumento de custos
Outro motivo para dar adeus às planilhas, é o aumento de custo, tanto de mão de obra quanto de tempo para preencher diferentes planilhas, gastos cotidianos com impressões e papéis físicos. Além disso, não há um processo automatizado que facilite o preenchimento dos dados.
Planilhas podem até ser úteis a curto prazo, mas lembre-se, a longo prazo pode trazer muitos prejuízos.
5 – Ausência de integração
É importante que as pessoas e os departamentos trabalhem de forma integrada, ou seja, que tenham acesso aos mesmos dados. E não é possível ter essa integração com as planilhas, pois não são aptas a serem conciliadas com outros sistemas.
6 – Análise de dados sem rapidez e eficiência
Quando se trabalha com várias planilhas e com uma enorme quantidade de dados, fica difícil analisar e entender o que está acontecendo na empresa e isso acaba dificultando as tomadas de decisões de forma assertiva e estratégica, o que pode acabar trazer prejuízos financeiros.
É difícil conseguir uma análise completa sem se confundir no meio de tantas informações. E a probabilidade de ter dados errados é grande.
Agora que você já sabe quais são os 6 motivos para abandonar as planilhas, veja quais vantagens terá ao investir em um Sistema de Gestão de excelência:
● Informações centralizadas em um único banco de dados
● Sem risco de perda de dados
● Sem informações divergentes
● Dados confiáveis e atualizados para todos da equipe
● Aumento da produtividade da equipe
● Processos ágeis e automatizados
● Integração ao sistema de gestão empresarial
● Facilita a análise de dados e torna a tomada de decisão assertiva
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