Existe algo que é essencial para monitorar o fluxo de trabalho em uma empresa e avaliar se estão alinhados com o propósito organizacional, e esse algo é a Gestão de Processos, que te permite manter os negócios sempre em constante crescimento e destaque no mercado.
Além da parte operacional, é importante que a equipe esteja alinhada com os objetivos estratégicos para que a execução das atividades mantenha sempre a excelência e a dinâmica correta. Para que tudo isso ocorra em equilíbrio, é preciso um conjunto de práticas de gestão.
Neste artigo, você poderá conhecer mais sobre o tema. Confira!
O que é gestão de processos?
É um conjunto de práticas que ajudam a manter a excelência contínua e qualidade nas atividades organizacionais. Com a gestão de processos, é possível entender quais ações geram bons resultados e o que é preciso reduzir ou até eliminar por não trazer resultados para a empresa.
Além disso, é uma forma de manter as atividades e a equipe alinhados com o planejamento dos negócios, e assim, manter uma evolução constante. O controle de todas as etapas de uma organização ajuda os gestores na rápida identificação dos gargalos e nas melhores tomadas de decisão.
O conceito engloba todas as áreas da empresa, ou seja, é uma análise geral de todas as etapas do negócio para manter a rotina de trabalho otimizada e produtiva. Esse controle é feito através de um sistema de gestão que oferece indicadores e relatórios detalhados de todas as ações.
Qual é a importância da gestão de processos para uma empresa?
Através da gestão de processos é possível avaliar quais ações são eficazes na empresa e o que é preciso modificar ou corrigir, promovendo melhorias contínuas.
Com a implementação da gestão de processos é muito mais fácil ter o controle das etapas de forma individual, quanto do planejamento como um todo. Dessa forma é possível ter uma visão mais clara dos processos e os mantém sempre alinhados com o propósito organizacional. Fazendo com que os líderes consigam tomar decisões mais assertivas, encontrar gargalos, diminuir a burocracia e evitar falhas.
Para ter sucesso no seu negócio, é essencial que você tenha:
- Processos mais organizados e visão ampla;
- Resultados mensurados;
- Satisfação do consumidor;
- Rapidez nas decisões;
- Processos padronizados e com qualidade;
- Precisão na distribuição de funções;
- Automatização dos processos.
Principais características da gestão de processos
Modelação – Característica primordial, com ela, a organização gera uma flexibilidade para que sejam inseridos novos processos ou que seja feita a adequação dos que já existem, mas precisam de correções. É importante a liberdade de redesenhar o fluxo quando preciso.
Documentação – Fundamental, pois é por meio dela que os gestores conseguem avaliar os resultados e os impactos das ações e entender se estão de acordo com o planejamento estratégico proposto. É uma forma também de todos os colaboradores terem acesso a informações necessárias e um caminho correto a seguir.
A documentação ainda contribui para reduzir a curva de aprendizado de novos colaboradores, ou seja, os novos profissionais contratados se tornam produtivos em um intervalo de tempo menor.
Entrega de valor – A organização precisa ter certeza de que a entrega de valor está acontecendo de forma correta e gerando impacto positivo. Se isto não é a realidade, é necessário rever a gestão de processos, em quais pontos estão as falhas e o que deve ser repensado.
Monitoramento – Tomar decisões assertivas requer informações e dados precisos. Por isso, o monitoramento constante e em tempo real é uma característica necessária para uma gestão de processos de sucesso. Os indicadores são grandes aliados para esse controle e fornece relatórios detalhados.
Sistematização – A sistematização é essencial para que os gestores consigam antecipar possíveis problemas e fazer as correções adequadas de forma eficiente e ágil. A gestão de processos também precisa da estruturação de todas essas características e estar de acordo com as necessidades da organização, para que a execução tenha excelência.
Vantagens de aplicar a gestão de processos
Redução de custos – Muitas etapas organizacionais são burocráticas ou requerem atenção e tempo dos colaboradores. Com isso, as possibilidades de falhas são grandes. Com uma gestão de processos bem implementada, é possível reduzir custos relacionados ao retrabalho e a erros cometidos.
Quando a equipe está alinhada com toda a estratégia da empresa, o trabalho é preciso e as chances de problemas são pequenas. Dessa forma, os gastos com desperdícios em atividades mal executadas são eliminados.
Tomada de decisões assertivas – Com um bom mapeamento de todas as etapas, os gestores têm em mãos dados e informações reais e atuais sobre os resultados. Identificando os gargalos de forma exata, as decisões tomadas passam a ser com base na raiz do problema e, assim, as correções são feitas de forma assertiva.
Os indicadores de desempenho são aliados fundamentais para as tomadas de decisões, pois geram relatórios com dados em tempo real.
Retenção de talentos – Uma empresa que trabalha com organização e todos os processos alinhados e bem repassados para os colaboradores, independente do setor de atuação, gera satisfação da equipe e, consequentemente, maior e melhor produtividade.
Com isso, a taxa de turnover é reduzida, a organização consegue reter talentos e o resultado é um trabalho com qualidade e eficiência.
Satisfação do cliente – Clientes satisfeitos são essenciais para o sucesso dos negócios. Para proporcionar essa satisfação, é importante fazer a gestão de processos em cada etapa, desde a produção até a entrega final. As atividades precisam estar integradas para um resultado com excelência e qualidade.
O consumidor percebe quando os processos são bem executados e a proposta de valor cumprida. O impacto gerado é positivo e as expectativas são superadas. Com isso, o relacionamento entre empresa e o cliente se torna mais fiel, refletindo na lucratividade e no destaque no mercado.
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