A gestão de nota fiscal é indispensável para controlar as transações de uma empresa, independente do porte. Caso contrário pode haver impacto financeiro, afetando o lucro do negócio como um todo.
A falta de gestão adequada, pode acabar prejudicando na hora de emitir as notas fiscais, implicando na análise e previsão mais assertiva do fluxo de caixa, definição de orçamento e despesas, entre outros. Além disso, pode haver problemas com a fiscalização.
Por que fazer gestão de nota fiscal?
Quando a emissão de nota fiscal é feita de maneira correta, vai além de uma exigência dos órgãos de fiscalização legal, pois ele se torna um documento vantajoso para a empresa, que significa controle, segurança e documentação das transações financeiras.
Além disso, garante a saúde financeira da empresa. Com a gestão de nota fiscal, todas as transações comerciais são comprovadas, além de informar quais os impostos foram gerados e pagos.
Para ter uma gestão mais assertiva, você precisa seguir esses processos:
● Emitir a nota fiscal de toda transação comercial realizada pela empresa e arquivar;
● Acompanhar a emissão e se certificar de que a operação foi efetivada;
Em alguns casos é necessário fazer o cancelamento de nota fiscal. Isso pode acontecer por inúmeros motivos, como quando a transação não é realizada, houve erro de digitação ou divergência de informações. Lembrando que tem somente 24 horas para essa ação.
Ter uma boa gestão de nota fiscal facilita os processos financeiros e contábeis da sua empresa, além de evitar problemas com o fisco e possíveis multas.
6 erros comuns na hora de fazer gestão de NF
1. Falta de organização
A falta de padrão implica que se tenha uma boa organização das notas e as chances de perdê-las ou armazená-las em locais inapropriados é grande.
Além disso, pode acabar afetando todos os outros processos (emissão, monitoramento e até mesmo cancelamento). Por isso é essencial ter um padrão de organização que permita localizar a nota fiscal com facilidade.
2. Misturar Nota Fiscal Eletrônica e DANFE
DANFE – é um resumo simplificado da nota fiscal, não possui variedade jurídica e não precisa ser armazenado. Além disso, serve para acompanhar o trânsito de produtos.
Nota Fiscal – é um documento fiscal, que deve ser emitido obrigatoriamente em transações comerciais e armazenado por até cinco anos.
Mesmo sendo documentos complementares, são diferentes e não podem ser confundidos.
3. Ruídos na comunicação com fornecedores e clientes
O ruído de comunicação pode causar problemas na hora de conseguir dados importantes para emissão e gestão de nota fiscal.
É importante que se tenha uma comunicação clara e objetiva com clientes e fornecedores, evitando divergências nas transações e prestações de serviço.
4. Não guardar as NFs emitidas
Segundo a Lei 5.172, Art. 173, as notas fiscais devem ser guardadas por no mínimo cinco anos. Sendo então fundamental o cumprimento desta lei.
Caso contrário, você pode arcar com multas e problemas com o Fisco, se for solicitado para comprovação fiscal e você não tiver as notas guardadas.
Tenha cópias salvas nos meios digitais como armazenamento em nuvem, para garantir que se tenha fácil acesso quando necessário.
5. Falta de treinamento da equipe
Com a falta de treinamento da equipe responsável pela gestão de notas fiscais, sem saber os procedimentos corretos para emissão, recebimento e armazenamento das mesmas, pode acabar atrapalhando o processo de gestão. Além disso, pode atrapalhar o fluxo e a desorganização ainda maior.
Garante um bom treinamento para a equipe, para que os processos sejam otimizados e organizados.
6. Organizar manualmente as notas fiscais
É algo inviável, pois demanda tempo e energia, podendo haver atraso em outras etapas do processo de gestão.
Portanto, invista na automatização dos processos para garantir uma melhor organização e facilidade de serem encontrados. Além disso, você irá garantir mais segurança dos dados.
O que fazer para ter uma boa gestão de notas fiscais?
1. Fluxo de trabalho definido
Tenha um fluxo de trabalho adequado para cada etapa do processo de gestão, levando em consideração cada caso, pois a emissão de notas fiscais para produtos físicos e prestação de serviço são diferentes.
Por tanto, determine os fluxos descomplicados considerando cada caso e escolha o modelo de nota fiscal ideal para o seu negócio – acesse o Portal Nota Fiscal Eletrônica e confira e determine qual será o melhor tipo de nota fiscal.
2. Armazenamento seguro das notas fiscais
A melhor forma de garantir a segurança das notas fiscais é através dos softwares, pois eles conseguem armazenar todas as notas em um só lugar, facilitando o acesso e assegurando que não se percam.
Dessa forma é possível ter um processo de gestão prático, otimizado e organizado.
3. Organização e controle contínuo
Essencial para manter tudo em ordem e estar sempre preparado caso o governo solicite qualquer comprovação, afinal, ele também tem um controle das informações prestadas nas notas. Além disso, sem esse controle contínuo, fica difícil entender as perdas e lucros da empresa.
4. Automatização de processos
Através dos softwares é possível emitir, receber e acompanhar as notas fiscais de forma segura. Além disso, reduz erros, evita divergência de informações e dados, tem uma organização simplificada e efetiva e garante que todos os processos estejam em conformidade com a legislação, evitando problemas legais.
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