Você sabe o que é backoffice? Em tradução direta do inglês, a palavra backoffice significa retaguarda. É a gestão de processos internos da empresa – a parte ligada aos departamentos que não possuem contato direto com o cliente.
O que é backoffice?
O sistema backoffice é um conjunto de funções que acontecem em uma empresa que não envolvem o contato direto com o cliente – ou seja, o consumidor não é afetado diretamente em nenhum momento, mas todo o processo é desenvolvido para garantir a melhor experiência do cliente.
Quais são os setores que pertencem ao backoffice?
Nas empresas, o backoffice envolve diversos setores, como o administrativo, financeiro, estoque, recursos humanos, entrega e muitos outros – a depender do porte da sua empresa. Em outras palavras, compete a todos aqueles que prestam serviços indiretos, ou seja, não diretamente relacionados com a atividade principal da empresa.
Em uma indústria, por exemplo, são todos os colaboradores que não participam da produção. E aí entram funcionários do administrativo, financeiro, estoque, jurídico, recursos humanos, entre outros não vinculados à atividade fim.
Nenhuma empresa sobrevive apenas de sua operação principal que, por sua vez, não acontece sem o apoio da retaguarda.
Qual a importância do backoffice?
Para compreender o que é backoffice, pense na operação de uma empresa que vende produtos: há o contato com o cliente, o pedido é realizado, isso demanda o acionamento do estoque, a logística de entrega, dar baixa no produto, calcular lucro, etc.
Agora, imagine um problema, uma falha ou atraso em qualquer uma das etapas. A dor de cabeça é inevitável, certo? É nessa hora que entra o trabalho do backoffice, prevenindo e corrigindo desvios na operação que possam afetar os resultados da sua empresa.
Otimize seu backoffice
Cuidar da gestão interna e alinhar as atividades de backoffice garante que a empresa funcione de forma mais otimizada. Mesmo em pequenos negócios, que não contam com departamentos, a gestão da retaguarda é fundamental. Nesse caso, é necessário organizar as atividades de todas as pessoas envolvidas no processo.
Imagine uma loja virtual: o cliente envia o produto para o carrinho, fecha a compra e todo um processo interno se inicia como consequência da venda. Sem uma boa estratégia de backoffice, talvez ocorra um atraso na separação do pedido, na entrega.
Pode ocorrer erro no processo de cobrança, na emissão da nota fiscal ou mesmo no estoque, que não sinalizou a falta do produto, vendendo uma mercadoria indisponível.
Olha só quanta dor de cabeça e prejuízos podem ocorrer devido a falhas no backoffice!
Benefícios da automatização do seu backoffice
Automatizar o sistema backoffice com um ERP como o Thunder é essencial para construir um bom relacionamento entre empresa e consumidor, isso porque, além de ajudar na otimização de processos básicos para o bom funcionamento de um negócio, facilita a integração entre todos os setores da sua empresa, reduz drasticamente erros, evitando que eles cheguem até o cliente que adquire seus produtos e/ou serviços.
Redução de custos
As atividades de retaguarda geram custos diretos e indiretos. Automatizar essas tarefas podem diminuir consideravelmente as despesas da sua empresa. Com uma rotina automatizada, é muito mais fácil instaurar um processo seguro e mapeado, com menos erros e desperdícios.
Todos os custos envolvidos podem ser acompanhados pelo gestor por meio de dashboards que oferecem uma visão mais clara de todos os indicadores envolvidos nos processos de negócio.
Otimização de processos
Com a automatização, há uma simplificação dos processos burocráticos, como a emissão de documentos, que serão expedidos de acordo com a legislação. Outro fator super importante é a diminuição de papel, evitando a perda e duplicação de informações.
Tarefas comuns do setor administrativo e financeiro, como gestão de documentos, emissão de notas fiscais, pedidos de vendas e ordens de serviços, que demandam muita atenção e cuidado, serão facilmente monitoradas e ficarão centralizadas em um único lugar.
Indicadores qualificados
Uma empresa gera grande quantidade de dados diariamente, que devem ser registrados e organizados, possibilitando análises que ajudem a compreender os resultados em relação às metas estabelecidas, gargalos e outros informações estratégicas.
Metodologias automatizadas também garantem a segurança e integridade dos dados, que estarão disponíveis para o acesso apenas de colaboradores e gestores autorizados. Informações sobre nível de estoque, resultados de vendedores, produtividade e rastreamento de vendas se tornam possíveis com a automatização.
Backoffice na integração de setores
Faturamento, financeiro, compras e estoque serão integrados facilmente por um sistema ERP como o Thunder, além de auxiliar na distribuição centralizada das tarefas e rotinas de cada núcleo da organização.
Dessa forma, os gestores terão acesso a relatórios que facilitarão nas tomadas de decisão quanto à produção, popularidade, lucratividade do seu negócio.
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