Sped Fiscal: processo digital que busca modernizar, padronizar e integrar as informações e dados repassados à autoridade fazendária.
Tem grande relevância para a manutenção da legalidade dos dados e tributos de empresas, portanto, você gestor precisa ter conhecimento sobre o que esse programa significa, em quais bases se apoia, suas vantagens e de que forma pode evitar cometer erros em sua apuração.
O que é e para que serve?
Sped Fiscal é o processo que faz a coleta e o repasse digital das documentações que estão estão relacionadas com o levantamento dos impostos ICMS e IPI – tributos que recaem sobre a movimentação de mercadorias, serviços e industrialização de produtos – e está relacionado à Escrituração Digital.
Além disso, ele serve para garantir o recebimento de dados comprovadamente válidos e suaviza o processo burocrático que envolve a manutenção e gerenciamento de tributos da sua empresa, utilizando a tecnologia enquanto recurso para tal.
Os documentos que o compõem são intitulados escrituração fiscal, que é um conjunto de documentos criados para registrar o faturamento do negócio, além dos impostos e contribuições a recolher (ICMS, IPI, ISS, dentre outros).
Como funciona o Sped Fiscal
Mensalmente e com data já pré definida por cada legislação estadual, você deve fazer um compilado de informações, por meio de um arquivo digital, onde deve conter documentos fiscais ao nível estadual e federal, junto com os tributos relacionados aos serviços e operações realizadas.
Essa documentação é entregue ao PVA – Programa Validador e Assinador, viabilizado pelo sistema Sped. E é esse mesmo sistema que irá promover verificação e validação.
Através do sistema de gestão (colocar nome do sistema BR, se tiver), você consegue importar os dados para o PVA, sem necessidade de fazer manualmente.
A próxima etapa é a assinatura, mediante certificação emitida por órgão credenciado.
Certificado digital
Passo a passo para a assinar digitalmente a documentação:
1. Sua empresa deve ter um certificado digital (e-CNPJ);
2. O certificado deve ser tipo A1 ou A3;
3. Para emiti-lo, basta procurar uma certificadora credenciada pela ICP-Brasil;
4. Depois, é só utilizar o certificado para realizar a assinatura no PVA.
Os documentos pertinentes e relacionados ao Sped Fiscal são os seguintes:
● Cálculos de impostos;
● Registros de entradas e saídas;
● Números e dados de produção;
● Cadastros de fornecedores, consumidores, serviços e produtos;
● Informações de inventário;
● Controle de Crédito de ICMS;
● Demais dados concernentes ao fisco e próprios de cada categoria.
Quais as vantagens?
1. Diminuição de custos
Tudo é feito de forma eletrônica e sem burocratização do envio dos documentos, diminuindo assim o custo com impressões e movimentação de funcionários. Além disso, já não é mais necessário o comparecimento presencial para entrega e confirmação da documentação, proporcionando mais agilidade e simplificando a prestação de contas.
O Sped Fiscal acaba sendo ainda muito vantajoso para a Receita Federal, que não precisa mais enviar agentes nas empresas, já que toda a análise documental é feita de forma eletrônica.
2. Melhor aproveitamento de recursos humanos
Com as informações padronizadas, fica mais fácil para os funcionários fazerem a compilação dos dados de forma mais ordenada e otimizada. Devido a transição para o campo digital, é possível ter um maior domínio e melhor gerenciamento dos dados, reduzindo a possibilidade de erros e imprecisões.
3. Transmissão segura das informações
Uma grande vantagem do sistema é a segurança das informações. Assim, gestores, contadores e donos de negócio passam a utilizar o certificado digital para enviar os seus dados
Através da certificação digital, cada empresa possui uma assinatura eletrônica individual, reduzindo as ocorrências de fraude e criação de empresas fantasmas.
4. Padronização da documentação
Devido a prestação de contas ser feita totalmente digital, garante que o governo receba as informações padronizadas, permitindo um melhor acompanhamento da contabilidade das organizações por parte da Receita Federal.
Erros mais comuns
Para evitar o descumprimento de prazos e eventuais sanções da Receita, listamos abaixo alguns dos erros comuns que gestores cometem ao gerar arquivos no sistema de escrituração digital:
● Falta de domínio da legislação dos tributos, incluindo os municipais e estaduais;
● CST com equívocos;
● Segmento não informado;
● Inserção de informações inválidas;
● Código do NCM do item da nota de entrada e saída em discordância com os informados nos cadastros;
● Código do IBGE nos parâmetros da cidade não informado;
● Campo data nas notas não informado;
● Documento inicial informado incorretamente;
● Documento final informado incorretamente;
● Data de movimento informado corretamente;
● Não possuir sistema de gestão.
Como retificar os dados incorretos do Sped Fiscal?
De forma geral, a legislação determina que:
1. Até o último dia do terceiro mês subsequente ao encerramento do mês da apuração (até 90 dias, portanto), não é necessária a autorização da Secretaria da Fazenda;
2. Após este prazo e nas hipóteses em que o erro relacionado ao ICMS não puder ser saneado por meio de lançamentos corretivos, retificações somente serão possíveis mediante autorização da Secretaria da Fazenda.
As correções nos dados de escrituração digital podem ser feitas nos mesmos moldes da prestação de contas original.
Isso deve ser realizado por meio da geração e envio de novo arquivo digital, gerado em substituição ao último arquivo da EFD regularmente recepcionado e relativo ao mesmo período de referência.
Como evitar erros ao lidar com o sistema de Sped Fiscal?
Primeiro, é necessário ter uma boa gestão de informações para evitar qualquer falha ao alimentar o sistema Sped Fiscal.
Mesmo que seja um sistema que tem como objetivo facilitar a vida das empresas, é importante que todas as áreas do negócios estejam interligadas, para que as informações sejam coerentes e organizadas.
Para isso, é importante ter um sistema de gestão ou ERP, para que haja o cruzamento de dados entre os departamentos, mantendo tudo organizado e assegurando que nenhuma informação ficará de fora.
Com o uso do ERP, todos saem ganhando:
● Sua empresa fica em dia com todas as obrigações fiscais;
● Seu contador passa a ter toda a documentação necessária organizada;
● E você, empreendedor ou gestor, consegue localizar, analisar, conferir e imprimir documentos a qualquer hora, de qualquer lugar.
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