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O que é inventário de estoque e por que você deve começar a fazer já!

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Você sabe exatamente quantos e quais produtos estão disponíveis no estoque da sua empresa? Acompanhar essas informações é uma ação extremamente importante para o sucesso da organização, principalmente para quem deseja expandir os negócios. O instrumento necessário para isso é o inventário de estoque. Você tem um processo de inventário implantado?

Acompanhe nosso material e entenda mais sobre o assunto!

Afinal, o que é inventário de estoque?

É uma prática utilizada por meio da identificação, classificação e contagem dos produtos armazenados com o objetivo de conferir se essas informações estão de acordo com a realidade do que foi dado como entrada e saída de mercadorias.

Para que esse processo seja bem-sucedido, é necessário que você tenha um conhecimento detalhado e correto do seu estoque, pois uma falha ou esquecimento na hora de dar baixa nos materiais pode ser capaz de comprometer a gestão dos recursos financeiros.

O inventário de estoque pode ser rotativo, periódico ou anual:

  1. Cíclico

O inventário cíclico é realizado em ciclos determinados pela política de estoque da empresa, daí podemos entender o nome que esse controle recebeu. Ele busca ajustar o período e a quantidade de bens em estoque, bem como as informações utilizadas em lançamentos contábeis. O objetivo principal desse tipo de inventário é proporcionar à empresa maior segurança nas transações.

A frequência dos ciclos desse inventário é definida conforme a realidade do negócio. Geralmente, em empresas que têm uma movimentação muito grande de mercadorias, os ciclos podem ser até mesmo diários. Entretanto, existem empresas que adotam a política de conferência dos estoques semanalmente ou até mesmo mensalmente.

  1. Rotativo

Algumas pessoas costumam confundir o conceito de inventário rotativo com o cíclico, isso porque nesse modelo de inventário também existe a verificação do estoque em períodos pré-definidos. Entretanto, os objetivos do rotativo são diferenciados.

Basicamente, o inventário rotativo garante uma espécie de segurança administrativa para o negócio, evitando que a empresa seja pega de surpresa com a perda de determinados produtos por questões que independem de sua vontade e planejamento.

A conferência do estoque é realizada várias vezes em períodos que podem variar entre o mensal, semanal e diário e nesse caso, a empresa realiza a verificação para encontrar possíveis problemas como extravios, vencimento de produtos, entre outros.

Por isso, esse inventário pode ser realizado com uma periodicidade maior, o que, no entanto, acaba elevando um pouco o custo do processo, considerando o fato de que é preciso designar colaboradores para a função específica de realizar a contagem e verificação dos produtos armazenados no estoque.

  1. Dinâmico ou parcial

Existe outro tipo de inventário conhecido como parcial ou dinâmico. Nesse modelo, é realizado o controle de apenas uma parte do estoque, focando em determinados produtos ou mercadorias específicas.

O inventário dinâmico é muito utilizado em empresas que contam com depósitos muito grandes que podem ser verificados em ciclos maiores, sem que haja um risco muito grande de perdas. Nesse caso, é feito um controle focado na verificação de um conjunto específico de mercadorias com mais frequência, como produtos perecíveis ou que podem sofrer alterações causadas por variações climáticas, enquanto o restante do estoque é conferido em um período de tempo maior.

  1. Anual

O inventário anual é um dos tipos mais simples de levantamento de estoque. Ele é realizado ao término de um ano fiscal que, no Brasil, ocorre entre os meses de janeiro a dezembro do ano corrente.

Essa estratégia funciona para muitas empresas que comercializam produtos difíceis de contar e que não perecem ou sofrem alterações de acordo com o clima. Nesses casos, as empresas adquirem quantidades maiores capazes de suprir toda a sua necessidade durante o curso de um ano.

Como o período de conferência é muito longo, para negócios que comercializam produtos passíveis de perda ou deterioração, esse tipo de inventário pode não ser o ideal.

  1. Geral

Por fim, chegamos ao modelo mais simples — ainda que não necessariamente o mais fácil de ser implementado — de inventário. Nesse caso, todos os itens que compõe a organização da empresa são verificados, e não somente aqueles que são postos à venda.

Isso pode ser um grande desafio para as empresas que têm uma estrutura administrativa muito grande e que contam com vários equipamentos e materiais utilizados no dia a dia de trabalho.

São conferidos os itens do almoxarifado, os insumos, as mercadorias para revenda, o maquinário e materiais de uso e consumo diários como papéis, canetas, pastas e alguns imóveis simples como armários e caixas. O inventário geral é muito útil para que a empresa tenha uma avaliação quase que total dos seus patrimônios.

Somando-se essa conferência com o ativo imobilizado, valores em caixa e saldos bancários extraídos da contabilidade, é possível ter maior clareza e exercer um controle mais efetivo sobre o valor patrimonial do seu negócio. Afinal, só é possível administrar o que se conhece.

Por fim, podemos concluir que todos os tipos de inventário de estoque são essenciais para garantir o controle e gerenciamento dos itens que são armazenados em sua empresa, evitando surpresas desagradáveis que podem prejudicar todo um trabalho e investimento.

 Por que você deve fazer um inventário de estoque?

1- Ajuda a melhorar o atendimento

Quando não existe um controle de estoque, é muito comum um determinado produto faltar, enquanto outro está disponível em excesso. O inventário ajuda a melhorar o atendimento, pois os vendedores sempre vão encontrar o que o cliente dele procura. Assim, o cliente fica satisfeito e a sua empresa ganha mais credibilidade.

2- Reduz perdas e evita desperdícios

Um inventário organizado é capaz de reduzir os custos e evitar desperdícios, pois saber quantificar os produtos existentes evita compras desnecessárias, uma vez que os pedidos são realizados de acordo com a demanda. Além disso, se torna muito mais fácil descobrir furtos e extravios.

3- Faz com que a empresa cumpra a legislação

As possíveis incoerências entre um inventário mal elaborado e a contabilidade podem ocasionar situações indesejadas, como a empresa ser autuada pelo Receita Federal. Por esse motivo, é muito importante que o estoque declarado seja igual ao estoque real.

Por onde começar?

Para colocar o inventário de estoque em prática, é preciso levar em consideração as normas e procedimentos para a sua execução. Primeiro são realizadas as comunicações internas, para que todos sejam informados sobre o início do trabalho, a importância dele para a organização e os cuidados necessários para garantir o sucesso dos resultados.

Depois, é apresentado o cronograma de execução das ações, que fica sujeito a possíveis ajustes, de acordo com os interesses da empresa para, só então, começar o inventário. É importante determinar que, durante uma contagem, nenhuma movimentação deve ser feita até que o trabalho seja concluído.

8 Dicas para fazer um bom inventário de estoque

Fazer um inventário de bens não é uma tarefa fácil, principalmente se a empresa possui uma variedade muito grande de produtos. Selecionamos as principais dicas para tornar esse processo mais simples. Acompanhe:

1- Escolha o tipo de inventário

Como você viu, o inventário pode ser rotativo (com uma frequência predeterminada) ou periódico (no final de um período determinado pela empresa). Para escolher o método ideal, é preciso levar em consideração a dinâmica e a logística da empresa. É fundamental respeitar a frequência que for escolhida.

2- Agende um dia tranquilo

O segundo passo é agendar a data para começar a listagem. Preferencialmente, escolha um dia em que não haverá movimento na empresa, como feriado ou fim de semana. Com tudo parado, sem entrada ou saída de mercadorias, é muito mais fácil fazer a contagem.

3- Separe e organize os produtos

É importante separar os produtos por categorias para garantir uma contagem correta e eficiente. Se for necessário, monte novas prateleiras, armários ou caixas para separar cada tipo de produto. Dê baixa nas perdas e certifique que não existe pedidos em andamento. Além de otimizar o tempo do trabalho para a realização do inventário, essa ação vai ajudar na rotina das tarefas diárias.

4- Especifique a categoria detalhadamente

Da mesma forma que é importante separar por categoria, é preciso listar essas categorias no inventário, como: material de papelaria, produtos de limpeza, informática, entre outros.

Em seguida, especifique as características de cada um, como: peso, tamanho, cor, voltagem ou outros, assim como preços de custo e venda.

5- Crie um código de barras para cada produto

Os códigos de barras representam a maneira mais fácil e prática de identificar um produto. Por meio deles é possível conhecer a trajetória da mercadoria desde o estoque até a saída. Assim, o seu trabalho será feito em menos tempo e com chances reduzidas de erro.

6- Conte cada item

Contar cada um dos produtos e somar as unidades guardadas em caixas é uma das etapas mais trabalhosas na construção do inventário. Para que não haja falhas, a dica é fazer uma recontagem para confirmar o acerto das informações. Se os números não forem iguais na segunda contagem, é necessário refazer.

7- Mantenha o inventário atualizado

É preciso lançar os produtos que chegam e dar baixa em tudo que sai para que o inventário permaneça sempre atualizado. O mais importante é fazer isso em tempo hábil, pois uma consulta errada no estoque vai desencadear uma série de problemas, como uma compra desnecessária, por exemplo.

8- Utilize um software de gestão

Utilizar os recursos da tecnologia é uma necessidade de toda empresa que busca o desenvolvimento, por isso, utilize um software de gestão para ajudar a manter todas as informações do inventário atualizadas sempre que uma compra ou venda for efetuada.

Como o Thunder pode te ajudar ?

O Thunder possui um controle total dos itens desde a entrada do produto até a saída, registra todas as informações, onde chamamos de ‘’vida do produto’’ , todos os registros ficam armazenados para futuras consultas.

Tenha um controle total dos seus produtos e venda mais e melhor .

Percebeu como é importante ter um inventário de estoque organizado?

Sua empresa só tem a ganhar, pois o conhecimento daquilo que está armazenado ajuda a administrar melhor os recursos, garante um bom atendimento, aumenta a produtividade e contribui para o desenvolvimento da empresa.

Ainda tem dúvidas sobre a importância do inventário para sua empresa? Clique aqui  fale com nossos especialisatas e conheça o Thunder!

A Br Sistemas

Fundada oficialmente em 2006, a Br Sistemas é especialista em soluções para gestão. Utiliza o avanço tecnológico para tornar as empresas práticas e ágeis; promovendo assim, ganhos reais, não só financeiros, como administrativos. Com visão empreendedora e atenta às constantes mudanças do mercado, facilita e otimiza a dinâmica corporativa de diversos segmentos de negócio, como varejo; atacado, distribuidor, importador, agronegócio e indústrias em geral.

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