Não pense que um ERP (Enterprise Resource Planning) — Sistema Integrado de Gestão, em português — é a mesma coisa que um Business Process Management (BPM), ou Gerenciamento de Processos de Negócio. Quer saber mais? Continue lendo o artigo e entenda sobre o ERP e sua importância para a gestão de processos.
ERP x BPM
Um ERP é um software de gestão que integra, organiza e gerencia os dados de uma empresa. Com as informações registradas no software, é possível fazer diagnósticos de diversas áreas, o que reduz custos e aumenta a produtividade de diferentes setores, como estoque, recursos humanos, finanças e vendas.
O BPM pode ser considerado como uma série de práticas de gestão direcionadas à otimização de processos em uma empresa, que fazem com que a organização seja mais eficiente, mais assertiva e mais flexível a mudanças, que o gerenciamento tradicional. O BPM não é um software. É um conceito adaptável, cuja abordagem sistematiza processos organizacionais a fim de aumentar sua eficiência.
Em resumo, enquanto o ERP oferece dados detalhados das operações, o BPM propicia a otimização dos processos ao monitorar resultados. Mas os dois não são independentes e sim complementares, podendo até resolver problemas semelhantes.
A Gestão de Processos tem de ser Automatizada?
É importante entender o que são os processos, como eles são feitos e como podem ser melhorados. O objetivo da observação e análise é garantir o aprimoramento de todos os setores, de forma que o máximo potencial da sua empresa seja atingido.
Então, como visto acima, não necessariamente tem de ser automatizado. Mas um ERP completo, como o Thunder da BR Sistemas, integra e gerencia processos, tendo o papel de organizar os dados de todo o fluxo da sua organização, facilitando a implementação de um BPM.
Você sabe quais são as práticas que, aliadas ao seu ERP, podem ser feitas para melhorar sua gestão? Vamos listar algumas abaixo.
Como Melhorar seus Processos de Negócio?
1- MAPEIE
Se você não sabe quais são seus processos, como pode analisar sua eficiência e melhorá-los?
Então, é imprescindível mapeá-los para ter uma visão panorâmica de seu negócio, entendendo como sua empresa de fato funciona, reduz ineficiência e gastos desnecessários.
Há duas maneiras de fazer o mapeamento: a maneira mais básica é com caneta e papel, desenhando um fluxograma das etapas incluídas em um processo.
Outra maneira de mapear processos é por meio de um software. O software permite que você desenhe um fluxograma do processo digitalmente, além de mostrar os pontos de gargalo e os de sucesso, como:
- O acompanhamento completo de processos;
- Responsabilidade e produtividade da empresa como um todo e
individualmente; - Automação de tarefas.
2- ANALISE
Depois de ter seu processo mapeado, você pode começar a analisá-lo. Para isso, use perguntas como:
- Existem etapas no processo que estão demorando mais do que
deveriam? - Caso haja atrasos ou prazos perdidos, qual é o principal fator para isso?
- Quais são as etapas que têm o maior impacto na qualidade do produto e há alguma maneira de torná-las mais eficientes?
- Algumas das etapas são mais difíceis financeiramente do que as outras? Por que? Como?
3- REDESENHE
Depois de identificar as ineficiências em seu processo antigo, você precisará descobrir como fazer melhorias, adequando para o caso específico da sua empresa. Não há uma fórmula específica para isso, mas existem alguns fatores que você deve levar em consideração:
- Escolha as métricas certas para comparação – compare seu novo
processo com o antigo em termos de eficiência, para que possa saber
empiricamente se é melhor ou não. - Trabalhe com os funcionários especializados em cada setor.
Provavelmente, eles podem ter alguma contribuição sobre o que você pode melhorar. - Pense a longo prazo e considere o erro. Em alguns casos, sua solução faz maravilhas a curto prazo, mas se mostra ineficiente ou cara a longo prazo.
- Defina o escopo exato das mudanças. Você deve saber exatamente qual impacto sua solução terá ou estará se expondo a riscos que poderiam ser evitados.
- Realize análises de risco. Você nunca pode prever o resultado com 100% de precisão. Você deve levar em consideração tudo que pode dar errado.
4- IMPLEMENTE
A implementação é uma etapa muito crítica para o sucesso de uma iniciativa de melhoria de processos, porque se algo der errado, você pode acabar perdendo mais com a transição do que com o processo antigo.
As etapas para uma implementação bem-sucedida são as seguintes:
- Implemente as mudanças em pequena escala para mitigar o risco: Antes de realizar as mudanças em toda a organização, é melhor você testá-lo em pequena escala e compará-lo com o processo original.
- Adquira os recursos certos e defina as etapas.
- Avise todos a todos, desde acionistas até funcionários, sobre as
mudanças para então implementá-las.
5- ANÁLISE DE RESULTADOS
As coisas geralmente não acontecem exatamente como planejado, então a análise pós implementação é crucial para o sucesso da sua gestão de processos.
Lembre-se- se: a gestão de processos contínua – sempre há algo novo que você pode testar e implementar.
Como o Thunder pode te ajudar?
Cada empresa é única e enfrenta desafios diferentes em momentos diferentes, então a questão é: se você vai investir em um ERP, como ele vai ajudar na sua gestão de processos?
- Vai otimizar o trabalho da sua equipe, automatizando e simplificando tarefas;
- Organizará todos os dados da sua empresa;
- Organizará a lista de parceiros;
- Integrará todas as áreas da sua empresa;
- Organizará seu estoque;
- As informações ficarão disponíveis em tempo real e em plataformas de análise;
- Atualização de leis e normas.
Se sua empresa tem necessidade das soluções acima para otimizar seus processos, fale com os especialistas BR Sistemas e solicite mais informações!
