Gerenciar seu dinheiro é mais que saber quanto sua empresa gerou de lucro — registros adequados são extremamente importantes para compreender a real situação financeira e o fluxo de caixa da sua empresa.
Muitas empresas tem um ótimo começo e acabam falindo depois, devido à má administração financeira. Para manter seu negócio competitivo, é necessário avaliar constantemente sua situação econômica e buscar maneiras de melhorá-la. E fique atento: não são só as grandes empresas que devem se atentar ao seu setor financeiro não! É fator importante até para microempreendedores individuais (MEI).
Nesse artigo vamos mostrar a importância do departamento financeiro para a sua empresa, dicas práticas e outras informações relevantes. Acompanhe!
O ciclo de vida de uma empresa
A maioria das empresas experimenta perdas e fluxos de caixa negativos durante a sua abertura, por isso a gestão financeira é extremamente importante nesse período. É comum ter mais dinheiro saindo do que entrando durante os primeiros meses de um negócio.
Para evitar perdas, o proprietário deve fazer projeções financeiras desses fluxos de caixa negativos para que tenha uma ideia real de quanto capital será necessário para financiar o negócio até que ele se torne lucrativo.
Conforme uma empresa expande, ela precisará de mais caixa para financiar seu crescimento. O planejamento adequado do orçamento para essas necessidades financeiras é crucial — e é aí que entra o departamento financeiro. Esse setor ficará responsável por gerir a fonte adequada de recursos, controlando o capital da empresa, de forma a manter o equilíbrio do balanço patrimonial.
O que é o departamento financeiro de uma empresa?
O Departamento Financeiro é a parte de uma organização responsável por administrar o capital dentro de uma organização, além de garantir uma gestão financeira eficiente e o controle financeiro necessário para apoiar todas as
atividades de negócio.
Atividades de um departamento financeiro
As contribuições do departamento financeiro para qualquer empresa e como essas contribuições afetam o desempenho organizacional dependerão de muito fatores, como o grau de envolvimento do proprietário / gerente, quantidade de transações, fluxo de capital. As funções e responsabilidades de um departamento financeiro incluem, mas não estão limitadas a:
Escrituração
Esta é a função mais básica do departamento financeiro. Envolve o registro, análise e interpretação do dia-a-dia das transações financeiras de uma empresa. Inclui o acompanhamento de todas as despesas (compras, pagamentos etc.) e vendas de produtos. Em algumas empresas, essa função é frequentemente desempenhada por um contador.
Gestão do fluxo de caixa
É dever do departamento financeiro gerenciar todos os fluxos de caixa, tanto de entrada, como de saída. Esta área também abrange as políticas de crédito e cobrança em relação aos clientes da empresa, para garantir que fornecedores e credores sejam pagos corretamente e dentro do prazo; para que não tenha despesas com juros e multas, além de atingir as metas de lucro.
Orçamentos e previsões
Nesta função, o departamento financeiro trabalha com os gestores para preparar os orçamentos e previsões da empresa e também para dar um feedback sobre a situação financeira da empresa no curto e no longo prazo. Essas informações podem ser usadas para atender às necessidades de caixa de cada departamento, planejar os níveis de pessoal da empresa, planejar a compra de ativos e expansões, dentre outros fatores.
Assessoria e obtenção de financiamento de longo prazo
É função do departamento financeiro aconselhar os sócios sobre o melhor mix de financiamento que poderia render à empresa o melhor lucro e também ajudá-las a obter financiamento de longo prazo a custos mais baixos.
Gestão de impostos
Administrar uma empresa envolve o pagamento de impostos e é dever do departamento financeiro tratar das questões tributárias. Isso inclui que a implementação de questões fiscais seja feita dentro das políticas legais.
Gestão de investimentos da empresa
Além de analisar e selecionar novos investimentos, também é função do departamento financeiro gerenciar os ativos existentes. O capital de giro da empresa precisa ser administrado de forma eficiente de maneira a ampliar os lucros.
Relatórios e análises financeiras
O departamento financeiro contribui para o crescimento organizacional medindo e relatando regularmente os números essenciais para o sucesso da empresa. Inclui um resumo de todas as fontes de financiamento, despesas e reservas disponíveis para uso futuro (excluindo aqueles já comprometidos e orçados para o período atual) e outras informações não financeiras.
Auxiliar os gerentes na tomada de decisões estratégicas importantes
O departamento financeiro fornece à gestão as informações necessárias para tomar decisões estratégicas, como:
- Quais mercados ou projetos investir;
- Os períodos de retorno para investimentos de capital;
- Decisões sobre o que deve ser distribuído, como, por exemplo, os dividendos do lucro;
- Os financiamentos que poderiam render o maior lucro;
- A decisão de como alocar recursos para investimento etc.
Em resumo, o departamento financeiro ajuda a avaliar e projetar cenários de forma a garantir o melhor retorno e uso do capital.
Dicas para gestão do seu financeiro
Sua empresa é de pequeno ou médio porte e você não sabe a melhor maneira de fazer sua gestão financeira? Veja as dicas abaixo e dê início ao seu departamento financeiro imediatamente!
Tenha um plano de negócios claro
Um plano de negócios estabelecerá onde você está onde quer chegar nos próximos anos. Ele deve detalhar como você financiará seu negócio e suas atividades, quanto dinheiro será necessário e de onde ele virá.
Monitore sua posição financeira
Monitore regularmente o progresso de seus negócios. Diariamente, você deve saber quanto dinheiro tem em caixa, quantas vendas foram realizadas e os níveis de estoque. Você também deve revisar mensalmente sua posição em relação às metas estabelecidas em seu plano de negócios.
Garanta que os clientes paguem pontualmente
As empresas podem enfrentar grandes problemas devido aos atrasos nos pagamentos dos clientes. O uso de um software de gestão, como o Thunder, ajudará você a realizar a gestão dos clientes.
Conheça seus custos do dia-a-dia
Mesmo a mais lucrativa das empresas pode enfrentar dificuldades se não houver dinheiro suficiente para cobrir os custos do dia-a-dia, como aluguel, fornecedores, salários.
Mantenha registros contábeis atualizados
Se suas contas não forem mantidas atualizadas, você corre o risco de perder dinheiro por não conseguir acompanhar os atrasos nos pagamentos dos clientes ou por não perceber quando terá que pagar aos seus fornecedores. Outro benefício de um ERP: todos os dados são atualizados em tempo real.
Cumprir os prazos fiscais
O não cumprimento dos prazos para apresentação de declarações de impostos e pagamentos pode resultar em multas e juros. Esses são custos desnecessários que podem ser evitados com algum planejamento. Mantenha todos os seus registros em dia com o Thunder!
Resolva os problemas quando eles surgirem
É sempre muito estressante enfrentar problemas financeiros de um negócio, então a melhor maneira de evitá-los é utilizar um software de gestão completo que compila em um só lugar todas as transações financeiras. Chega de planilhas em Excel! Além da perda de tempo, é uma opção que pode gerar inconsistências, perdas e atrasos em relação ao fornecimento de dados para uma tomada de decisão rápida.
Conheça o Thunder.
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